IMPORTANT!!! Assemblée Générale Extraordinaire le 26 Novembre 2016 à 19H00

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Rosebleue
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IMPORTANT!!! Assemblée Générale Extraordinaire le 26 Novembre 2016 à 19H00

Message par Rosebleue » 27 oct. 2016, 00:33

Bonjour à tous-tes,

Se tiendra une assemblée générale extraordinaire le Samedi 26 Novembre 2016 à 19h00.

L'ordre du jour:

-Bilan Financier CJD 2015-2016.
-Bilan Perijeux (Cf Bilan ci-dessous).
-Création de l’association Festival Perijeux et Fonctionnement (Cf résumé ci-dessous).
-Election d'un membre de la CJD qui pourra se présenter au bureau de l'association Festival Perijeux.
-Questions diverses.

Rappel seul les membres à jours de cotisation peuvent voter.

Voili Voilou ;)

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Bilan Perijeux Réunion Avalon du 21/10/2016

Les Bénéfices de Périjeux cette année s'élève à 132 Euros.
Je précise qu'avant le décompte des bénéfices, il a été noté un retour pour les associations de 355 Euros - 100 qui sont donnés à l'association Les Tueurs d'Orks qui ont du des frais durant cette édition. Ce qui laisse 255 pour les autres associations.

Il a été proposé que les associations mettent dans un pot commun le peu de sous qu'ils vont avoir pour la prochaine édition.
Ce à quoi on a répondu que nous on avait déjà investi cette argent, et qu'on préférait donc pour cette année récupérer notre part comme ce qui avait été convenu aux réunions Périjeux.
Dans tous les cas cet argent ne sera versé qu'en Janvier.

Pour la partie buvette, les bénévoles ont coûtés 860 Euros. La buvette à engendré un bénéfice de 1362 Euros environ. Du coup les bénévoles ont presque mangés tout le bénéfice de la buvette.
Après précision avec le Trésorier d'Avalon, je tiens à préciser que c'est 860 Euros brut et non au prix de vente.

La Mairie de Périgueux à donné une subvention de 1 000 Euros pour cette édition. Il sera demandé 1 500 Euros cette année vue nos résultats.
On a obtenu du Grand Périgueux 500 Euros pour le développement durable plus 1 000 Euros du Grand Périgueux qui s'aligne sur les subventions donnés par la Mairie.
La Maif à donné 250 Euros.
La Région Aquitaine à donné 1 000 Euros.
Ce qui nous fait un total de 3 750 Euros de Subventions.

Le crédit mutuel propose de participer à hauteur de 600 euros sur 3 ans.
Le Jeu de la Boite à rapporté 120 Euros.

On pourrait obtenir 500 Euros de plus par le Grand Périgueux si on fais des actions Pédagogiques durant Périjeux. ( Editeurs ayant fais jouer des jeux Pédagogiques)
Le Conseil départemental qui ne donne rien pourrait participer si on prouve qu'on fais des activités culturelles. (Chasse aux Trésors)
La Caf pourrait aussi participer si on prouve qu'on fais des activités basés sur la parentalité. (Espace Petite Enfance)
On peut donc dire que ces demandes ont étés indirectement réalisés par Périjeux et que rajouter tout ça pour notre prochain dossier de demande de subvention nous permettrait de viser plus large.

Au niveau des dépenses on a constaté un trop grand nombre d'affiches A3 réalisés par rapport aux flyers. Du coup ils restent plein d'affiches en stock.
Les flyers partent plus facilement que les grosses affiches.

Il a été proposé une ouverture à des Partenaires privés. Le trésorier d'Avalon aurait été approché par une dame vendant des bonbons à Périgueux qui aurait aimé être partenaire de Périjeux pour vendre ses bonbons.
Kim à proposé qu'on mette en place des livrets citant les associations avec leurs adresses et leurs localisations, le tout serti d'encarts publicitaires ce qui nous ferait une autre source de revenus. Ce à quoi la majorité des personnes présentes à la réunion ont répondus défavorablement. Le président d'Avalon à précisé que d'expérience, ces livrets ne partaient pas.
Il a été proposé de contacter le Rottary Club et la Fondation Mc Donalds pour obtenir des sous.

Retours sur cette édition de Périjeux :

Les Tueurs d'Orks sont très content et ont du refuser du monde. Ils ont eu de nouveaux inscrits cette année. L'atelier peinture à été fréquenté par des filles et les initiations par les garçons. Ils sont satisfait de voir la mixité présent sur leur stand à Périjeux.

En quête de Rêves : 30 sessions de scènes de crimes joués durant le week-end. A du refusé du monde. Il avoue avoir un faible apport de bénévoles de son côté. VA essayer de trouver plus de bénévoles. Sinon très satisfait de Périjeux.

Abracadabois : Satisfait de son positionnement dans Périjeux. Son stand à bien tourné. Petit bémol à leurs yeux, l'ouverture le samedi de 20h à 21h qui ne leur paraît pas justifier. Ouvrir 1h de plus le dimanche à la place serait bien plus utile.
Du coup ça ferait 10h-20h le samedi et 10h-19h le Dimanche.

Espace Petite Enfance : Espace attribué trop petit. Il faut comprendre que pour chaque enfant il y a un parent et une poussette. Ils proposent d'envisager un fléchage des lieux pour permettre à ceux voulant garder leur autonomie de se déplacer d'eux même. Besoin de Barnum supplémentaire selon eux pour désengorger la grande Salle. Et que les bénévoles Périjeux soient plus la pour expliquer les jeux sur plusieurs tables plutôt que jouer. L'espace Enfant de - de 6 ans est trop petit.

Ludinomades : Propose qu'on gère les espaces en fonction des jeux et non des associations ( remarque qu'on a trouvé un peu hors propos car chaque association à son thème et donc c'est déjà le cas). Voudrait l'aide de bénévoles d'autres associations pour tenir l'espace Petite Enfance. Aimerait une participation de Périjeux de 50 Euros par jour pour le prêt de ses jeux.

Boule et Billes : Aimerait avoir une meilleure coordination et une personne référent lors de Périjeux. Aimerait une participation de Périjeux de 50 Euros par jour pour le prêt de ses jeux. Confirme le manque de place.

Du coup ça ferait 200 Euros à prévoir de plus pour ceux deux auto entreprises.

Auchan : très satisfait de l"événement. La responsable des événements va essayer de prévoir une autre session l'année prochaine qui aurait lieu avant le prochain Périjeux.

La Loutre Rôliste : Très contente. Son message Facebook peut le confirmer Wif !

Boutiques en ville consultés sur l’événement lors de la Chasse au Trésor : Satisfait de l'absence de stand Jeux Vidéos durant le festival.

Editeurs : Sylvain Parise aimerait la présence d'un Huis Clos durant Périjeux. Les repas ont étés estimés faible sur le point de vue du choix. Aimerait plus de possibilité que Sandwich Saucisse ou Merguez.

Deck Alliance : Suffisamment de tables à leurs yeux. Beaucoup de monde dans la grande Salle, du coup à apprécier être sur l'estrade, plus à l'abri de la foule. Il faisait très chaud dans la salle ( chaleur humaine). Satisfait du partenariat avec Hunter Games qui a géré le côté Pokémon. Tournoi qui a ciblé plutôt une tranche d'âge de 4 à 10 ans, et a attiré 8 - 10 personnes environ. Les autres tournois de cartes ont plutôt attirés une tranche d'âge de 16 à 40 ans. Leur association à quelques soucis à l'heure actuelle et envisage de "geler" l'association. Mais dans tous les cas seraient présent au prochain Périjeux, si besoin en tant que membre d'Avalon si leur asso n'est pas remis sur pied d'ici la.

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Avalon ne se sent pas les épaules de gérer seul le prochain Périjeux. L'idée serait de monter une autre association qui serait une association d'associations.

Son nom serait : Association Festival Périjeux

Les assos partenaires auraient le droit d'utiliser le logo et la marque Périjeux.

Vu que le dépôt de dossier pour les subventions doivent êtres posés avant le 13 Novembre, pour cette année, ce sera encore Avalon qui s'occupera des budgets.

D'ailleurs pour cette année, il a été convenu que le Trésorier d'Avalon soit le Trésorier de l'association Périjeux vu que c'est lui qui aura en main la trésorerie du festival.

En quêtes de Rèves à proposé que le bureau de l'association Périjeux soit élu pour une durée de 3 ans. J'ai proposé 2 ans car 3 ans me paraissait beaucoup.
Deux ans ont donc étés adoptés. Bien sur, les membres du bureau auront la possibilité de démissionner si besoin.
Il y aura 3 membres de bureau élu : Un Président, Un secrétaire et un Trésorier. Ils seront élus parmi les représentants fournis par les associations. Les autres pourront tout de même s'investir dans Périjeux mais ne seront pas membre du bureau.

Chaque association peut proposer un membre et un seul pour se présenter aux postes de membres du bureau de l'association Festival Périjeux.
Ces membres du bureau seront élus à la majorité à la main levé par les représentants de chaque association.
Les associations qui seront présent à la création de l'association seront celles qui était déjà présente pour Périjeux (Deck Alliance, Avalon, Les Tueurs d'Orks, Excitadelle, la CJD). J'espère n'avoir oublié personne.

D'autres associations voulant rejoindre l'association d'associations ne pourront intégrer l'association que si elles sont parrainés par une association partenaire et que leur intégration soit majoritairement adopté par toutes les associations partenaires.

Les stands commerciaux ne seront pas intégrés à l'association Festival Périjeux.

Chaque association aura 1 vote. Les membres du bureau n'ont pas le droit de vote sauf si ils sont les seuls représentant de leur association présent lors du vote.
Ce vote ne peut être donné à une personne non membre de l'association. Pas de possibilité d'être le représentant de deux associations en même temps et du coup le double vote.

Une idée de cotisation à été proposée. Il a été décidé que cette cotisation resterait libre.

Les associations pourront reverser à l'association Festival Périjeux un pourcentage libre des bénéfices qui seront attribués à leur association en fonction de leur engagement financier en cas de pertes.

Périjeux aurait maintenant lieu généralement le 1er Week end d'Octobre selon la disponibilité des locaux. Pour l'année prochaine, ça serait le 7 et 8 Octobre 2017.

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Association Festival Perijeux:

Les associations composant de facto les membres de l'Association Festival PériJeux (AFP) pour la première année seront à minima celles qui étaient présentes lors de PériJeux 2016 et qui seront aussi présentes à la réunion de création des statuts.

Ne pourront être adhérentes de l'AFP que les associations, à but non lucratif, qui seront parrainées et obtiendront l'accord de la majorité des représentants des associations déjà membres. Elles pourront alors se choisir un seul et unique représentant à la fois pour assister aux réunions.

Lors des votes, ne seront prises en comptes que une voix par représentant présent. Une association ayant plusieurs membres, elle peut déléguer son pouvoir de représentation à un autre individu si il s'avère impossible que le premier soir présent ou si ce premier représente déjà une autre association membre.
De ce fait, les procurations ne seront pas autorisées, et un représentant ne sera présent qu'au nom d'une seule et unique association membre.

Les représentants de l'AFP éliront à main levée, à moins qu'une demande en sens contraire ne soit déposée, et poste par poste les différents membres du bureau, élus pour deux ans. Les membres du bureau auront la possibilité de démissionner et un autre vote sera alors effectué pour pourvoir au poste devenu vacant. Les membres de bureau n'ont pas droit au vote et n'ont pas vocation à être représentant des associations, ils peuvent donc être distincts de ces premiers.

Une association ne peut pas avoir plus d'un membre en poste au bureau de l'AFP. Le bureau est composé de trois postes distincts, décrits ci-dessous vu l'importance de l'évènement :
- Le Président, en charge de la bonne organisation ainsi que du bon déroulement du Festival PériJeux et en charge de la gestion de la communication avec les partenaires irréguliers et les médias, en lien avec le Secrétaire ;
- Le Secrétaire, en charge de la prise de note, des comptes-rendus, mailings, et en charge de la communication avec les membres de l'association et les partenaires réguliers, en lien avec le Président ;
- Le Trésorier, en charge de la bonne tenue du compte de l'AFP, de la vérification que les actions prévues ou entreprises soient en adéquation avec le budget disponible pour les différents évènements de l'année.

Être membre du bureau de l'AFP donne beaucoup de responsabilité et peu de pouvoir, il s'agit pour l'élu dès qu'il est en poste d'être au service des associations adhérentes.

Toute décision impactant une ligne de conduite avec les partenaires ou des dépenses devra être prise avec les différents représentants des associations adhérentes à l'AFP.

Les associations membres de l'AFP auront le droit d'usage du logo PériJeux, Festival de Jeux et de la marque PériJeux.

La cotisation annuelle restera libre, en fonction des possibilités et des envies de chacun.
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Re: IMPORTANT!!! Assemblée Générale Extraordinaire le 26 Novembre 2016 à 19H00

Message par Rosebleue » 27 oct. 2016, 11:46

Mea Culpa de ma part !!!
Je vous ai envoyé un mail pour l'ag, malheureusement j'ai mis toutes les adresses mail visible.
Normalement je ne le fait pas.
Mais je suis me rendu compte de mon erreur une fois le mail envoyé.

Donc je suis sincèrement désolée de cette gêne occasionnée

Bisouilles à vous
Rosebleue
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Re: IMPORTANT!!! Assemblée Générale Extraordinaire le 26 Novembre 2016 à 19H00

Message par Aurion » 27 oct. 2016, 11:56

J'ai reçu plusieurs mails de retour infructueux. Il faudra modifier les adresses mails erronées, les enlever et contacter leurs propriétaires pour avoir la bonne :)

Bozon, Sandy, draconumeris ? , Et Antares sans accent.
Les adresses fournies ne sont pas valables. mauvaise écriture de l'adresse ? Sans doute. Merci de nous faire parvenir la bonne adresse, merci :)

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Re: IMPORTANT!!! Assemblée Générale Extraordinaire le 26 Novembre 2016 à 19H00

Message par Rosebleue » 27 oct. 2016, 11:57

Adresses mail corrigés.
Donc vous n'avez pas besoin de nous transmettre vos adresse. :D
Bisouille
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Re: IMPORTANT!!! Assemblée Générale Extraordinaire le 26 Novembre 2016 à 19H00

Message par Xeno » 27 oct. 2016, 17:50

Merci pour le compte-rendu.

Pour ma part je reçois les mails de la CJD sur une mauvaise adresse, qui n'est pas celle d'enregistrée sur le forum.
J'ai peut-être fait une bêtise en remplissant ma fiche d'inscription, Aurion ou Rosebleue vous pourriez me confirmer par MP l'adresse d'écrite sur ma fiche ?

Merci.

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Re: IMPORTANT!!! Assemblée Générale Extraordinaire le 26 Novembre 2016 à 19H00

Message par Rosebleue » 27 oct. 2016, 20:04

Pas de pb xeno je te dit ça en rentrant ;)
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