Projet de "convention" à Périgueux en Octobre 2014

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Kim
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Projet de "convention" à Périgueux en Octobre 2014

Message par Kim » 24 nov. 2013, 15:01

Salut les Jeteurs,

Depuis 6 ans, Avalon organise un tournoi de Bloodbowl. Les 3 dernières éditions se sont déroulées au Lycée Agricole de Coulounieix- Chamiers. Cette année, nous avons demandé au lycée, l'autorisation d'occuper une grande partie des locaux soit 4 lieux (le réfectoire, le gymnase, le foyer des élèves et 3 salles à côté du réfectoire).

Pourquoi cela ? Simplement pour essayer d'organiser une réunion d'associations avec plusieurs événements. Quoi qu'il arrive, il y aura le tournoi de Bloodbowl d' Avalon (30 joueurs minimum). J'ai contacté les Tueurs d'Orks en leur proposant de faire un tournoi dans le gymnase. Je vais faire de même avec les Aigles vis à vis du foyer, le tournoi de Blood Bowl se déroulant comme chaque année dans le réfectoire. Vous aurez donc compris que je souhaite proposer aux Jeteurs, les 3 petites salles (qui communiquent entre elles).

Chaque salle peut contenir minimum 4 tables de JDR. Il y a des paravents dans le self qui peuvent servir à séparer les tables au besoin.

La "convention" se fait au lycée agricole car celui-ci permet de dormir sur place dans des dortoirs. Le prix est de 12 € la nuit par personne (prix facturé par le lycée). Les chambres sont des chambres de 3 personnes. Les joueurs doivent amener les draps et les couettes/ couvertures. Seules les traversins et les taies de traversins sont fournies.
Menu Vesunna
feuilleté de chévre maison
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Pour l'évènement, nous faisons appel à 2 cuisiniers qui feront à manger sur le week-end (3 repas "entrée, plat, desserts" et 2 petits déjeuners).

Pour l'accueil des joueurs arrivant le Vendredi soir, nous faisons une soupe à l'oignon.

Maintenant, venons en à ce qui fâche, le coût.
- Le coût de location du site est de 200€ (chauffage fourni). Ce prix est divisible entre les associations participant à l'évènement. Il y a deux assos, chaque asso paie 100€. Trois, 67 € etc ...
- Le coût des cuisiniers est de 250 €, réparti encore une fois entre les assos. Deux assos -> 125 € chacune, 3 -> 84 €.
- La soupe à l'oignon reviendrait à environ 20€ maximum par asso.
- Chaque joueurs paie 12 € par nuit.
- Chaque joueur paie 26 € pour les 3 repas et les deux petits déjeuners.

Pour vous faire une simulation, sur un évènement avec 20 personnes (soit 5 tables de jdr) avec 2 associations participant à l'évènement, cela revient pour le week-end en entier:
- Pour un fixe de 245 € -> 12,25 € par joueur (+ coût des lots potentiels). Chaque joueur ne dépensera sur le week-end que 50€ pour 2 nuits, 3 repas et 2 petits déjeuners.

Pour 3 associations participant toujours à 20 joueurs:
- Pour un fixe de 170€ -> 8,5 € par personne.

A 4 assos, le week-end passe à 6,625 € par tête.

Ce ticket peut sembler relativement élevé par rapport à des conventions type "Dragon Libournais" ou "Griffons" mais permet aussi une qualité supérieure sur d'autres service (Pas de pizzas premier prix ou de sandwichs saucisses- fromage
mais de la restauration assise. Le prix pour dormir est aussi extrêmement bas (12€ la nuit)).

Chaque asso étant sur un lieu différent, il n'y a pas de phénomène de brouhaha d'arrière plan comme sur des grands salons type "Stratéjeux" où tout le monde est dans la même salle. Chaque asso gère de plus sa buvette de façon indépendante sur chaque lieu. Tous les frais à payer (location, cuisiniers, nuits en dortoir), sont à payer aprés l'évènement.

Côté com, plus l'évènement sera grand, plus on pourra faire venir les médias (presse entre autre). Ce sera du coup ouvert au public. Le JDR étant dans trois salles différentes et n'étant pas trés visuel, il est toutefois possible le l'isoler des gens afin de ne pas trop déranger les joueurs pendant les parties.

Nous pouvons aussi prévoir un budget supplémentaire pour des flys, chaque asso allant avant sur des évènements pouvant les distribuer pour faire la publicité. Etre à plusieurs permet de faire une com plus marquante et de remplir les voitures (Exemple: deux gars viennent pour du Warhammer, un pour du JDR, un pour de l'historique dans la même voiture).

Au niveau de la logistique sur place, nous demandons à chaque asso participant de nettoyer les lieux dont elle se sera servi à la fin de l'évènement. Ces lieux sont la salle/ les salles où a lieu l'évènement, des lieux fréquentés (couloirs, toilettes), les dortoirs et la cuisine (un lieu important en terme de nettoyage). Nous demandons aussi qu'une ou deux personnes par asso viennent aider à faire la vaisselle après les repas. Une à deux personnes de chaque asso est requise aussi pour accueillir les joueurs arrivant le Vendredi soir.

Afin de ne pas surcharger les cuisiniers, les joueurs de chaque évènement ne mangeront pas en même temps.

Toujours pour des raisons d'organisation, nous demandons aux assos de nous fournir une liste des joueurs participant pour gérer les dortoirs (notamment la répartition) et le nombre de repas (On ne va pas faire les courses pour 60 si on n'a que 20 repas de prévus).

Dans le cadre du tournoi Bloodbowl, nous faisons chaque année un goodies pour nos joueurs. Si plusieurs asso participent, nous pouvons envisager de le faire ensemble (le prix sera répercuté sur l'entrée naturellement).

Il est possible de visiter les lieux avant de prendre toute décision (Le mieux étant de fixer une visite avec des membres de chaque asso en même temps).

Kim

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Xeno
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Re: Projet de "convention" à Périgueux en Octobre 2014

Message par Xeno » 25 nov. 2013, 18:57

Merci pour l'info, octobre 2014 ça nous laisse le temps de voir venir et de s'organiser.

Pour faire plusieurs tables de JDR j'ai peur que pour l'instant c'est pas vraiment faisable, mais d'ici un an ça a le temps de changer.

Je vais imprimer ça pour l'afficher au club.

Merci encore de nous tenir au courant.

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Re: Projet de "convention" à Périgueux en Octobre 2014

Message par Roten Brain » 25 nov. 2013, 23:20

Merci pour l'info Kim,

On vas statuer de tous cela samedi,
tu auras une réponse donc le dimanche

Ciao ^^

Kim
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Re: Projet de "convention" à Périgueux en Octobre 2014

Message par Kim » 29 nov. 2013, 15:59

Pour les tables de JDR, il ne faut pas compter que sur des MJ et des joueurs du club. Compter sur cela, c'est planter son évènement à coup sûr.

Pour avoir discuter avec un organisateur du Dragon libournais, eux, sur leur convention, ils comptent 5 MJs locaux. Le reste vient d'ailleurs.

Sur la CJD, il y a de base Dragon qui viendra pour la promo des Oniriades. Ensuite, j'ai demandé à Fayçal (Dragon Libournais) de venir si possible ouvrir une table pour soutenir l'évènement. Je ne pense pas que Gomme soit contre ouvrir une table de Naheulbeuk et du côté des Aigles, ils ont un MJ Cthulu. On peut contacter des gens du côté du Phénix Cadurcien où il y a une communauté pal mal axée JDR (Cahors). Perso, je pense ne pas avoir de mal à convaincre un membre des DTC de venir animer une table (Bordeaux). Au pire, je devrais aussi pouvoir trouver un MJ sur Avalon (parmi les vieux rôlistes).

Une convention de JDR, c'est beaucoup de boulot en amont (moins le jour de l'évènement) mais c'est possible sur Périgueux. Côté orga, il faut 2 personnes qui ne joueront pas (dont un qui partira à la vaisselle).

Kim

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Aurion
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Re: Projet de "convention" à Périgueux en Octobre 2014

Message par Aurion » 30 mars 2014, 23:06

Premier Bilan de la Réunion du 30 Mars 2014 :

Déjà la Convention serait décalé au 27 et 28 Septembre.

La Convention se nommerait PériJeux.

Les Horaires seraient :
Installation le Vendredi Aprem, possible arrivée de Joueurs le Vendredi soir à partir de 18h.
Ouverture Officielle de 10h à 23h le Samedi, et de 10h à 17h le Dimanche.

Le Prix d'entrée (pas encore certain) serait de 2 Euros pour une journée. Un tampon sur la main désignerait les gens ayant déjà payer. (A l'étude). Perso, je pense que c'est incompatible avec le prix par jour, un tampon pouvant rester les deux jours.
Ce prix serait pour l'entrée aux visiteurs et non pour les manifestations des Tueurs d'Orks et de la CJD, je tiens à le souligner.
Un Dé 6 faces personnalisé avec le symbole de la convention (indéterminé) sera aussi offert a chaque visiteur (500 exemplaires prévus)

Un annonce à la Presse serait fait dans deux semaines. Normalement KIm et la Ludothèque de Périgueux s'occupe de ça.

On a vu l'affiche. Elle sera encore sujet à modifications. Pour ceux demandant le Design, Kim nous l'enverra par mail (espérons d'ici peu).

Des Flyers sont à l'étude. On attend que les modifications sur l'affiche soit réalisé pour voir ça de plus prés.

Il y aura trois lieux principaux ouvert au Public : Le Gymnase , une salle pour des Séances découvertes (ou pas) du Loup Garou de Thiercelieux et Le Foyer.
D'autres salles seront disponible moins ouvert au public comme pour le tournoi des Tueurs d'Orks et les JDR de la Confrérie.

Les Assos présentes lors de cette convention (liste sujet à modification)

-Avalon
-BeatBy24
-Les Aigles de Vésonne
-Les Tueurs d'Orks
-Périgord Echec
-Ludogénérations
-La Confrérie des Jeteurs de Dés
-La Ludotèque
-Les Mamies du Scrabble

Au Niveau des Locaux donc, Il y aurait au Foyer l'asso BeatBy24 pour du Jeu Vidéo Rétro et Big Games pour un tournoi Magic.
Au Gymnase il y aura les autres assos (sauf la CJD et Les Tueurs) + des stands comme Le Pion de l'Isle, l'Atelier du GN et autres.

Les Tueurs auraient trois salles côte à côte pas loin du Gymnase mais dans un coin tranquille.
La CJD aurait plusieurs salles de classes à l'étage au dessus du Réfectoire, ce qui nous permettrait de faire un JDR par salle. On pourrait monter jusqu’à 10 salles selon Kim. (A voir)

Les Tables et chaises seraient pour notre asso déjà disponible dans les salles de classes.

Il faudra dire le nombre de repas qu'il y aura besoin de fournir pour les membres de notre asso d'ici max début Septembre.

Ce qui nous amène aux Tarifs des repas, qui serait donc : Pour 3 Repas: 35 Euros, sinon 12 Euros le repas.
Pour ceux désirant dormir sur place: le prix serait de 12 Euros la nuit (Petit déjeuner inclus). Cela serait par Chambre de trois Lits.

Je tiens à dire que cette Convention aura besoin de personnes bénévoles pour l'accueil et l'encaissement de l'entrée, les buvettes, la plonge et j'en passe. Le nombre de bénévole (en moyenne) demandé par asso serait de 2 a 3. Roten s'est inscrit à la plonge.
Attention, le bénévolat ne sera pas obligatoirement sur les deux jours. Il es possible d'être bénévole que sur une journée (voir un repas pour la plonge).
Il est aussi à noter que les bénévoles Maitres de jeux ne pourront pas être sur un autre poste ce jour là, donc il nous faudra sans doute plus de bénévoles que la moyenne cité. Toute aide sera la bienvenue.

Pour ce qui est frais Globaux:

IL faudra compter 300 Euros par Cuisinier. Il y en aurait trois.
La location des locaux 200 Euros
Frais de Bouffe pour les Buvettes (Inconnu)
Frais de Communications (2000 euros)
Frais divers

Kim pense qu'on devrait atteindre une somme de 5000 / 5500 Euros de Frais Globaux. Ceci n'est qu'une estimation.

La CJD n'aurait pas besoin d'avancer quoi que ce soit en argent, tout est pris en charge par Avalon qui nous fera signer une convention vu que c'est eux qui gère tout.
Normalement, avec les aides, la buvette et les entrées, cette Convention devrait avoir des frais nuls pour nous. Si ce n'es les éventuels lots pour notre Manifestation.

Bien sur, rien n'est ici définitif, ce n'est qu'une première ébauche.

Ce sujet devra être abordé prochainement pour notre organisation et ainsi déterminer le prix propre de l'inscription aux activités de la CJD.
Je tiens à préciser qu'a Pessac, j'ai discuté avec un membre de l'équipe de Sans Détour "Doc" à ce sujet, et n'était pas contre une possibilité de dons de lots. A recontacter par Email pour voir avec eux.

Rien de ceci n'est définitif. Ce n'est qu'une première ébauche.

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Xeno
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Re: Projet de "convention" à Périgueux en Octobre 2014

Message par Xeno » 09 avr. 2014, 18:47

Suite à concertation des membres du club, La Confrérie des Jeteurs de Dés se retire du projet, et n'y participera donc pas.

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Message par Aurion » 10 juin 2014, 10:46

Nouveautés !

Suite à l'AG Extraordinaire, il a été décide que finalement la Confrérie serait présente à Périjeux.
Le compte rendu sera bientôt disponible.
En attendant voici quelques infos que j'ai eu suite aux différentes questions posés sur le sujet lors de l'AG.

Il y aura une réunion d'information Fin Juin pour parler des détails. Ceux désirant s'informer sont cordialement invités à y aller ou à faire passer leurs questions aux membres du bureau qui y seront présents.

Les Bénévoles n'auront bien sur pas à payer le prix d'entrée. Mais les consommations sur place (repas, buvette, achats) restent à leurs charges.
Ils pourront donner leurs préférences sur les postes ou on a besoin de monde mais la répartition sera effectué par Avalon selon les besoins. (les postes disponibles seront précisés après la réunion Fin Juin).

Le prix de l'entrée est pour le moment fixé à 2 Euros. Il sera validé par un coup de tampon sur la main. Pour ceux participant aux activités extérieures au Gymnase (CJD, Bloodbawl, Loup Garou, Tueurs etc...), il leur sera donné (par l'asso ou ils sont inscrits) un laissez passez pour qu'ils puissent circuler dans les autres lieux sans devoir repayer le prix d'entrée.

Au point de vue de la buvette, Avalon se charge de la commande globale mais pourra demander aux assos une avance sur les frais qui nous sera bien sur intégralement remboursé. Les bénéfices seront pour l'association organisatrice (Avalon) et cela sera pareil pour toutes les assos participantes.

Kim était au pingouin Asthmatique lors de leur convention et à parler de Périjeux. Plusieurs personnes seraient intéressés par le jeu de rôle et on aurait même des MJS prêt à masteriser.

Pour le côté Goodies, je ne sais pas si Avalon a toujours ce projet maintenu (aux dernieres nouvelles c'était un D6 avec le symbole de l'oie sur la tour sur la face 6).
Mais pour nous si on désire faire des cadeaux en fin de partie pour les joueurs comme il se fait dans les autres conventions il serait bon de voir à commencer à démarcher les Editeurs de JDR et à prévoir un budget lots.

Voila ! Dés que j'ai plus d'infos, je vous les note. Et si vous avez d'éventuelles questions, notez les à la suite :)

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